Arhivare Fizica – Gestionarea Documentelor
in Format Fizic
Arhivarea fizica necesita o organizare eficienta si o metodologie sustinuta de resurse importante. Este recomandat sa contactati un profesionist pentru a va ajuta in dezvoltarea si implementarea proceselor de arhivare si gestionare a documentelor fizice.
Va putem ajuta sa gestionati arhiva in mod eficient si pe termen lung.
Externalizarea gestionarii documentelor fizice va permite sa va sporiti eficienta prin economisirea de timp si spatiu, fara a face rabat de la conditiile de securitate si siguranta.
In plus, procesele noastre va garanteaza trasabilitatea completa a inregistrarilor privind documentele dumneavoastra in format fizic. Gestionarea si conservarea documentelor este o profesie in sine, necesitand abilitati si cunostinte de specialitate in domenii precum arhivare, organizare, logistica, IT sau reglementare.
Oferim servicii complete de arhivare a documentelor, gestionand intregul ciclu de viata al documentelor de la digitizare si depozitare, pana la distrugere. O solutie completa care va aduce beneficii afacerii dumneavostra!
Vezi de asemenea: 8 motive pentru care managementul documentelor este o necesitate pentru companii
Vezi de asemenea: de ce ar trebui sa luati in considerare managementul documentelor acum
Vezi de asemenea: Arhivare – Istoria unui cuvânt
Vezi de asemenea: Managementul documentelor fizice sau digitale: Cum sa alegi?
Mangementul documentelor in format fizic de la A la Z
Procesele simplificate, usurinta in accesare si securitatea inregistrarilor dumneavoastra sunt garantate de catre AGS Records Management
Preluarea Documentelor/ Integrarea
Transport si manipulare
- Alocarea resurselor umane si logistice in functie de nevoile dumneavostra si particularitatile spatiului
Sortarea, inventarierea si impachetarea documentelor in containere
- Sortarea documentelor in functie de structura definita
- Impachetarea documentelor in containere, adaptate nevoilor dumneavoastra
- Alocarea de coduri de bare unice pentru fiecare inregistrare
Opisarea documentelor
- Intocmirea evidentelor la nivel de dosar/cutie etc
- Integrare in baza noastra de date
- Accesarea inventarelor online de catre client
Solutia noastra ofera un control automat sau semi-automat si va ofera posibilitatea de a realiza o serie de rapoarte prin care puteti verifica daca serviciul a fost prestat conform comenzii.
Depozitarea Securizată A Documentelor
Metoda de depozitare
- Depozitarea containerelor cu documente pe rafturi metalice special proiectate
Securitate garantata
- Protejarea documentelor impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii
- Tratarea periodica a depozitelor pentru a preintampina o posibila infestare cu daunatori (insecte, rozatoare etc)
- Instalatii de prevenire si stingere a incendiilor, verificate periodic de catre companii abilitate
- Sisteme antiefractie, sisteme de control al accesului pe baza de cartela
- Locatii aleatorii ale containerelor in depozit
Confidentialitate
- Gestionarea inregistrarilor prin anonimizare
- Sistem de operare cu acces controlat
Optiunea de a amenaja un spatiu de depozitare a documentelor in propriile dumneavostra locatii.
Servicii De Arhivare A Documentelor
Acces si drepturi de administrare
- Interfata web care va permite sa va gestionati documentele
- Niveluri de acces personalizate pentru angajatii dumneavoastra
Comunicarea
- Transmitere prompta, adaptata cerintelor si fluxurilor dumneavoastra de lucru
- Livrarea documentelor fizice sau digitale
- Cereri online prin intermediul aplicatiei noastre web
AGS Records Management va ofera un serviciu de scanare
Distrugeri Confidentiale
Distrugerea confidentiala se refera la documentele a caror termen legal de pastrare a expirat sau la alte tipuri de inregistrari care necesita eliminare securizata.
In urma procesului de distrugere a documentelor vi se va elibera un certificat de distrugere.